Os registros de desaparecimento podem ser feitos através da Coordenadoria Integrada de Operações de Segurança (CIOPS), que atende a ocorrências emergenciais em um centro integrado que envolve a Polícia Militar para atendimento imediato e a Polícia Civil para investigação e acompanhamento.
Quando se constata o desaparecimento de alguém, deve ser orientado no sentido de acionar o serviço via chamada de Emergência para os números 190, 192 e 193 ou, ainda, pelo aplicativo 190.
Ao entrar no sistema, a ocorrência é simultaneamente comunicada a todos os sistemas integrados de atendimento de ocorrências, seja para os órgãos vinculados a SSPDS (Polícia Militar, Polícia Civil e Bombeiros Militar), como para os integrados: SAMU, Guarda Municipal, entre outros.
É sempre importante orientar que se apresente a foto mais nítida e atualizada possível da pessoa desaparecida.
O boletim de ocorrência pode ser feito em qualquer delegacia ou até mesmo pela internet, por meio do site https://www.delegaciaeletronica.ce.gov.br/beo/cadastro.jsp. Em qualquer das hipóteses, a delegacia, que será responsável pela apuração do caso, será comunicada por meio do sistema interno da Polícia Civil.
Se for feito pela internet, os telefones para contato da pessoa que comunica o desaparecimento são de suma importância, pois após o preenchimento do formulário no site, ele só será validado como Boletim de Ocorrência depois que um funcionário da Delegacia Eletrônica telefonar e confirmar os dados fornecidos. Nesse caso, também relevante registrar um e-mail para receber cópia do BO eletrônico e encaminhar uma fotografia recente da pessoa desaparecida para dppd@pc.ce.gov.br.
Ao registrar o BO, é muito importante que sejam registrados o máximo de informações que possam auxiliar na investigação, tais como:
Há outros órgãos públicos que podem ajudar na busca por uma pessoa desaparecida além dos órgãos de Segurança Pública. Na maioria dos municípios cearenses, as prefeituras contam com uma Secretaria de Assistência Social ou serviços voltados à população mais necessitada, tais como pessoas em situação de rua ou em condições de pobreza extrema. Esses órgãos podem, eventualmente, auxiliar na busca pela pessoa desaparecida fornecendo informações, por exemplo, de algum acolhimento em albergues municipais, procura por passagens de ônibus intermunicipais gratuitas, dentre outros serviços oferecidos pela Municipalidade.
Uma das grandes angústias de quem procura por uma pessoa desaparecida é admitir a possibilidade de que ela tenha falecido. No Ceará, os serviços do Instituto Médico Legal (IML) e do Serviço de Verificação de Óbitos (SVO) são os órgãos responsáveis pela informação de eventual falecimento da pessoa procurada.
As pessoas que falecem na rua ou em locais públicos ou nos casos em que há suspeita de morte acidental ou violenta, bem como todas as pessoas sem identificação (ou seja, sem portar documentos, como RG ou CPF) são levadas para uma das unidades do Instituto Médico Legal (IML). As pessoas que portavam documentos e que, aparentemente, faleceram por motivos naturais são levadas para o Serviço de Verificação de Óbitos (SVO).
É possível que a pessoa desaparecida tenha se sentido mal e sido levada a algum hospital ou pronto-socorro. Se ela estiver consciente e com um documento de identificação, solicita-se um telefone de contato para que a família seja informada, após os primeiros socorros. No entanto, a pessoa desaparecida pode ter chegado à unidade de saúde inconsciente e sem documentos. Nesses casos, até que ela seja identificada, podem se passar dias ou semanas.
No Ceará, o hospital Instituto Dr. José Frota (IJF) tem historicamente sido a referência para várias urgências e emergências na cidade de Fortaleza, mas a pessoa desaparecida pode estar em hospitais públicos, particulares, prontos-socorros mais próximos aos locais e itinerários que costumava percorrer.